Optika.id - Penggunaan email yang meluas sejak awal tahun 90-an, merubah pola komunikasi sebagian besar orang di dunia. Menurut sebuah studi oleh McKinsey Global Institute dan International Data Corporation (IDC), para karyawan menghabiskan 28 persen dari waktu kerjanya untuk membaca dan menjawab email mereka.
Baca Juga: Menghapus Email Dapat Selamatkan Bumi, Ini Penjelasannya
Ironisnya, meskipun menghabiskan cukup banyak waktu, masih banyak yang tidak mengetahui etika dalam menggunakan email. Berikut etika yang bisa kamu lakukan sebelum mengirim email, Senin (10/4/2023).
1. Memiliki subjek yang jelas
Sebagian besar dari kita harus bersaing dengan ratusan email yang memenuhi inbox seseorang setiap hari. Jadi semakin jelas subjek Anda, semakin besar kemungkinan pesan Anda akan dibaca. Misalnya, jika Anda mengirimkan proposal kepada seseorang, buatlah subjek yang spesifik seperti: Terlampir Proposal Penawaran Barang untuk Perusahaan A.
2. Usahakan ada tanda tangan (signature) anda
Setiap email diusahakan menyertakan signature yang memberitahu penerima email, siapa Anda dan bagaimana cara menghubungi Anda. Lakukan setting agar signature bisa secara otomatis muncul di akhir setiap email. Sertakan semua rincian kontak Anda sehingga penerima tidak perlu mencari alamat, email atau nomor telepon Anda.
3. Menggunakan salam yang profesional
Menggunakan Hey, Yo, atau Woy dalam email adalah tidak profesional, tidak peduli seberapa baik Anda mengenal penerimanya. Gunakanlah Hai atau Halo. Agar lebih formal, gunakan Dear (masukkan nama). Menggunakan nama orang tersebut dalam salam Halo Robert cukup tepat, tapi ingat untuk tidak menyingkat nama seseorang kecuali jika Anda diberi izin untuk melakukannya.
4. Jangan gunakan humor
Humor tidak bisa diterjemahkan dengan baik melalui email. Apa yang Anda anggap lucu memiliki peluang besar untuk disalahartikan oleh pihak lain, atau dianggap sarkasme, apabila tanpa nada dan ekspresi wajah yang menyertainya. Bila ragu, jangan gunakan humor dalam komunikasi bisnis.
ADVERTISEMENT
SCROLL TO RESUME CONTENT
5. Selalu memeriksa ulang pesan anda
Jangan heran jika Anda dinilai dari cara Anda menulis email. Misalnya, jika email Anda dikotori dengan kata-kata yang salah ketik atau dipenuhi kesalahan tata bahasa, Anda mungkin akan dianggap teledor, ceroboh, atau bahkan dianggap tidak berpendidikan. Periksa ejaan, tata bahasa dan isi pesan Anda sebelum menekan tombol kirim.
6. Jangan berasumsi bahwa penerima sudah tahu apa yang Anda bicarakan
Buatlah email Anda sebagai tulisan yang berdiri sendiri, meskipun itu merupakan balasan terhadap rangkaian email lain. Hindari email yang hanya berisi satu baris (one-liners).
Sertakan subjek dan referensi ke email, penelitian atau percakapan sebelumnya. Sangat menyita waktu dan mengganggu jika penerima harus menelusuri ulang rangkaian email hanya agar bisa mengetaui konteks email Anda.
Penerima email Anda mungkin memiliki ratusan email yang masuk setiap hari dan kemungkinan tidak akan mengingat rangkaian kejadian yang mengarah ke email Anda.
7. Diupayakan membalas semua email
Berikan balasan yang tepat waktu dan sopan untuk setiap email yang ditujukan kepada Anda. Jika Anda tidak memiliki jawaban saat ini, luangkan sedikit waktu untuk menulis balasan agar pengirim tahu bahwa Anda telah menerima email mereka. Bahkan, jika ada email yang nyasar ke inbox Anda, sebaiknya balas dengan menginformasikan pengirim bahwa email mereka dikirim ke penerima yang salah.
Editor : Pahlevi
